Sistema POS: 7 Características indispensables que debe tener un sistema de facturación

Ser pequeño empresario y/o emprendedor requiere mucho esfuerzo y dedicación, es muy común que los propietarios de pequeños negocios deban realizar todas las actividades de su negocio, desde hacer las compras a sus proveedores, hasta ser cajeros y atender a sus clientes.

Muchos pequeños empresarios y emprendedores siguen administrando sus negocios haciendo uso de controles manuales, es decir que no cuentan con sistema o software informáticos que les permitan administrar sus negocios.

Según un estudio realizado por Software Advice, 56 % de los pequeños negocios no cuenta con un sistema de punto de venta también conocido como POS (Point of sale). Este número puede incrementar en nuestra región donde es muy común ver negocios que facturan haciendo uso de talonarios de factura manuales y llevar sus inventarios en hojas de calculo en el mejor de los casos.

Los sistemas POS permiten realizar la facturación llevando control de los inventarios en tiempo real, tomar datos de los clientes, normalmente interactúan con otros dispositivos como ser cajas registradoras, escaners o lectores de código de barra.

Dada la importancia de un software POS hemos seleccionado siete características indispensables que se deben tener cuenta al momento de elegir un sistema de este tipo, las cuales son funcionalidades básicas que permiten administrar el negocio de forma mas rápida y ordenada con el objetivo que le dediques mas tiempo a tareas relevantes que te permitan hacer crecer tu negocio.

Las características que hemos seleccionado como relevantes son las siguientes:

1. Administración de inventarios
2. Contactos de tus clientes
3. Descuentos y rebajas de los productos
4. Reporte de tus ventas e inventarios
5. Velocidad y atención al cliente
6. Búsqueda rápida de productos
7. Poder de la nube
   

1. Administración de inventarios

Imagina una negocio como una supermecado, mini super, pulperias, tienda de abarrotes, tiendas de conveniencia o ferreterías, que manejan cientos de artículos a la venta. En estos casos la gestión de los inventarios es titánica y casi imposible de llevar un control y minimizar perdidas por quiebre de inventarios, robo o sobre stock.

La administración de inventarios permite conocer la disponibilidad de productos para la venta, que productos se están vendiendo mas, que productos tienen poca o ninguna rotación, cual es la ubicación de los mismos, y también ayuda a conocer todos los movimientos que el catalogo de productos de tu empresa ha tenido a lo largo del tiempo.

2. Contactos de clientes: Conoce a tu cliente

Conocer a tus clientes es muy valioso para poder agregar valor al servicio que se ofrece, saber que están comprando tus clientes, cual ha sido la relación con tu negocio a lo largo del tiempo, se convierte en información que te permitirá poder construir una relación mas profunda y poder ofrecer productos que tengan relevancia para tus clientes.

Datos que debes conocer de tus clientes:

• Nombre
• Teléfono
• Correo electrónico
• Historial de compras
• Fecha de nacimiento (si ellos te los permiten)

3. Descuentos y rebajas de productos

Los clientes aman los descuentos en sus compras, esta comprobado que los descuentos es la estrategia preferida por los minoristas debido a que todo queremos comprar un producto con un valor menor al precio normal.

Los descuentos es una estrategia que pueden atraer mas clientes e impulsar las ventas en tu negocio, también es una buena estrategia para mover aquellos productos que se han quedado atascados en tu inventario.

Tu negocio debe ser capaz de poder aplicar descuentos a nivel de toda la factura o a nivel de cada producto o servicio que ofreces, de igual forma debe poder aplicar descuentos porcentuales ( por ejemplo: 50% ) y de valor absoluto (por ejemplo: 100.00)

4. Reportes de ventas e inventarios

La información de ventas e inventarios en tiempo real es vital para tomar decisiones en el momento justo, imagine que su negocio sea una tienda conveniencia y usted mismo tenga que actualizar el inventario, esto se vuelve un verdadero dolor de cabeza que puede provocar perder ventas porque puede llegar a tener un quiebre de inventario (quedar sin inventario de un producto).

Como propietario de negocio deseas tener visibilidad de lo que esta ocurriendo en tu negocio sin tener distracciones en cosas poco relevantes, por lo tanto necesitas tener información precisa en tiempo real.

Datos relevantes para la toma de decisiones:

• Ventas por productos. Que productos se esta moviendo mas que otros
• Niveles de inventarios
• Ventas por clientes
• Ventas diarias
• Ventas mensuales
• Inventario valorizado, es decir cuanto dinero tienes en inventario

Contar con un Dashboard con indicadores relevantes es una buena forma de saber en «caliente» lo que está ocurriendo en tu negocio.

5. Velocidad y atención al cliente

No hay peor cosa para un cliente que tener que esperar mucho tiempo para realizar el pago de su compra, a nadie le gusta hacer colas, es por esta razón que un software de punto de venta contribuye en la atención al cliente de la siguiente forma:

• Búsqueda mas rápida de productos y servicios
• Cálculos rápidos de totales y descuentos
• Botones de acceso rápido para seleccionar productos con un solo click.
• Búsqueda rápida de clientes existentes y creación de nuevos
• Aplicación automática de impuestos en productos imputados

Asimismo, el sistema debe poseer un buen rendimiento para que las consultas y operaciones se realicen de forma eficiente en tiempos de respuesta muy rápidos.

6. Búsqueda rápida del catalogo de productos o servicios

El uso de lectores de códigos de barras (escaner) facilitan la búsqueda de productos volviendo mas eficiente del personal de caja y por lo tanto un mejor servicio al cliente. Los sistemas POS también deben permitir hacer búsquedas por códigos de producto, descripción o categorías.

Una forma eficiente de tener acceso al catalogo de producto es el uso de tableros con botones de acceso a los productos mas con mayor rotación o productos que se encuentren en ofertas. Es muy común que algunas tiendas hagan uso de Kits, Set o combos (agrupación de varios productos).

7. El poder de la nube

Atrás quedó el temor del uso de la nube para usos empresariales, hoy en día la nube brinda mejor productividad y movilidad a los negocios. Ahora puedes administrar tu negocio desde cualquier parte del mundo, no importa que realices un viaje de negocios, con el solo acceso a internet puedes saber que esta ocurriendo con tu negocio en tu ausencia.

Las ventajas que ofrece las nube son muchas entre las cuales podemos mencionar:

• Seguridad de la información. Tu información esta segura ya no corres el riesgo que te roben el servidor o computadora de tu negocio.
• Movilidad. Puedes acceder desde cualquier dispositivo y en lugar
• Escalabilidad. Ya no corres el riesgo de comprar equipos que queden obsoletos o con pocos recursos.
• Simplificación. Ahora todo lo tienen es un solo sistema lo que simplifica los procesos.
• Velocidad en la toma de decisiones.

Conclusiones

• Atender lo mas relevante para tu negocio se vuelve imperativo, ahora existen muchas opciones de soluciones de bajo costo que permiten la gestión de las operaciones de tu negocio.
• Tus clientes merecen y demandan un servicio de calidad y eficiente, no pensaran dos veces en irse a la competencia si no les brindas una buena experiencia.
• Si las operaciones del negocio empiezan a volverse muy pesadas, sino puedes obtener información de tus ventas en tiempo real, sino conoces los productos mas vendidos y muchos menos tus niveles de inventarios, entonces tienen una urgente necesidad de adquirir un sistema POS que potencialice tu negocio.

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